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采購作業流程會因采購的來源、方式以及對象等的不同而在作業細節上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學者威斯汀所主張的采購的基本作業步驟。

1.確認需求

在采購之前應先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。

2.需求說明

確認需求之后，對需求的細節，如品質、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業能順利進行。

3.選擇可能的供應來源

根據需求說明在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開征求。在選擇供應商時，企業應考慮的主要因素有：

(1)價格。物美價廉的商品是每個企業都想獲得的。相對于其他因素，雖然價格并不是最重要的，但比較各個供應商提供的價格連同各種折扣是選擇供應商不可或缺的一個重要指標。

(2)質量。商品質量也是一個十分重要的選擇供應商的影響因素。商品質量的選擇應根據企業實際情況而定，并不是質量最好的就是最適應的，應力求用最低的價格買到最適合本企業質量要求的產品。

(3)服務。服務也是一個很重要的選擇供應商的影響因素。如更換次品、指導設備使用、修理設備等，類似這樣的一些服務在采購某些項目時，可能會在選擇過程中起到關鍵作用。

(4)位置。供應商所處的位置對送貨時問、運輸成本、緊急訂貨與加急服務的回應時間都有影響。在當地購買有助于發展地區經濟，易于形成社區信譽以及良好的售后服務。

(5)供應商庫存政策。如果供應商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助于設備突發故障的解決。

(6)柔性。那些愿意且能夠回應需求改變、接受設計改變等要求的供應商應予以重點考慮。

4.適宜價格的決定

決定可能的供應商后進行價格談判。

5.訂單安排

價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權利及義務必須予以說明。

6.訂單追蹤與稽核

簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質、如量交貨，應依據合約規定，督促廠商按規定交貨，并予以嚴格驗收入庫。

7.核對發票

廠商交貨驗收合格后，隨即開具發票。要求付清貨款時，對于發票的內容是否正確，應先經采購部門核對后財務部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

凡廠商所交貨品與合約規定不符而驗收不合格者，應依據合約規定退貨，并立即辦理重購，予以結案。

9.結案凡驗收

合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理層或權責部門核閱批示。

10.記錄與檔案

維護凡經結案批示后的采購文件，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發生問題查考。檔案應具有一定保管期限的規定。

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